In einer Wohneigentümergemeinschaft sind die verschiedensten Entscheidungen bezüglich der Immobilie mit den anderen Eigentümern abzusprechen. Dazu zählt beispielsweise die Erneuerung einer zum Haus gehörenden Treppe oder das Streichen der Fassade. Dementsprechend besteht ein hohes Konfliktpotenzial, das zu Streitigkeiten führen kann. Um dies zu vermeiden, oder um gegebenenfalls zu schlichten, wird zumeist eine externe Hausverwaltung als neutrale Instanz eingesetzt. Zusätzlich übernimmt die Verwaltung vielfältige, weitere Aufgaben.

Was macht eine Hausverwaltung für Vermieter?

Eine Hausverwaltung ist jedoch weitaus mehr als nur ein Streitschlichter. So gehören zum Aufgabengebiet einer Verwaltung vor allem folgende Punkte:

• Mieter-Kontakt: Ob als Ansprechpartner bei diversen Problemen, Schwierigkeiten zwischen verschiedenen Miet-Parteien, Besichtigungen der Immobilie oder dem Eintreiben offenstehender Zahlungen: Die Hausverwaltung steht dem Vermieter in vielerlei Hinsicht zur Seite. Dazu gehören beispielsweise auch Kündigungen sowie die Beauftragung von Rechtsanwälten und Inkassounternehmen. Ebenso helfen Verwaltungen bei Zwangsräumungen.
• Technische Hilfe: Von Heizungen über Warmwasseranlagen bis hin zu Aufzügen sind Immobilien heutzutage mit umfangreicher Technik ausgestattet. Eine Verwaltung übernimmt beispielsweise die Wartung und Instandsetzung. Außerdem kümmert sie sich unter anderem um deren Sanierungen, die Termin-Koordination von Mietern und Handwerkern sowie gegebenenfalls notwendige Mietvertrags-Anpassungen.
• Dienstleistungsverträge: Hausverwaltungen sind ebenfalls dazu berechtigt, notwendige Verträge zur Reinigung und zum Unterhalt der Immobilie abzuschließen. In diesem Zuge werden beispielsweise auch Versicherungs- und Hausmeisterverträge überprüft sowie die dementsprechenden Abrechnungen vorgenommen. Treten Schäden am Gebäude auf, kontaktieren Verwaltungen die Versicherungen und setzen sich für den Schadensersatz ein.
• Alltägliches: Ebenso nimmt die Hausverwaltung den Vermietern diverse alltägliche Aufgaben ab. Dazu gehören etwa Verbuchungen der Mieteinnahmen und Dienstleister-Rechnungen. Von Berichten bezüglich des Gebäudezustandes und dessen Wirtschaftlichkeit, bis hin zur jährlichen Betriebskostenabrechnung, übernehmen die Verwaltungen ein sehr breit gefächertes Einsatzgebiet.
• Vermietung: Außerdem helfen die Unternehmen bei der Suche nach neuen Mietern und setzen einen passenden Mietpreis sowie die monatlichen Abschläge der Nebenkosten fest. Dies erfolgt in Zusammenarbeit mit dem Vermieter.
• Rentabilität: Nicht zuletzt gehört es zu den Aufgaben einer Hausverwaltung, die Rentabilität der Immobilie zu gewährleisten. Hierzu gehört nicht nur die Erwirtschaftung der höchstmöglichen Rendite, sondern ebenfalls die Wert-Erhaltung und -Erhöhung.

Außerdem stehen Hausverwaltung häufig in Kontakt mit den unterschiedlichsten Unternehmen, wie zum Beispiel Gärtner, Rechtsanwälte und Hausmeister. Dementsprechend ist es häufig einfacher, kompetente sowie seriöse Firmen zu finden.

Was passiert, wenn man keine Hausverwaltung hat?

Scheidet die Hausverwaltung aus, bleibt die Wohneigentümergemeinschaft dennoch weiterhin bestehen. Es existiert somit vonseiten des Gesetzgebers keine explizite Pflicht, eine externe Verwaltung einzusetzen. Der Hintergrund hierfür ist, dass laut Paragraf 18, Absatz 1, Wohneigentumsgesetz, die Verwaltung des kompletten, gemeinschaftlich vorhandenen Eigentums der Wohnungseigentümergemeinschaft in deren Gesamtheit unterliegt. Dazu gehört auch, dass bei Nicht-Vorhandensein einer externen Verwaltung die Wohnungseigentümer selbst die gemeinschaftliche Vertretung in deren Gesamtheit übernehmen.

Da in einem solchen Fall alle Eigentümer generell gemeinschaftlich die Wohneigentümerschaft zusammen vertreten sowie verwalten, ist diese jedoch kaum handlungsfähig. Vor allem bei großen Gebäuden ist das sehr schwierig.

Wichtig ist hierbei auch, dass die sogenannte Selbstverwaltung zunächst gemeinschaftlich beschlossen werden muss. Stimmt nur ein Eigentümer dagegen, ist eine externe Verwaltung zu bestimmen.

Kann die Hausverwaltung einen Mieter abmahnen?

Sofern der Vermieter die Verwaltung mit einer dementsprechenden Vollmacht ausgestattet hat, ist der Verwalter dazu berechtigt, eine Abmahnung zu erteilen. Das ist vor allem dann der Fall, wenn der Mieter seinen Vertragspflichten nicht nachgekommen ist.

Wie schnell muss eine Hausverwaltung reagieren?

Reagiert die Hausverwaltung beispielsweise nicht auf Anweisungen oder setzt festgelegte Beschlüsse nicht durch, können die Eigentümer schriftlich auf die Durchführung hinweisen beziehungsweise bestehen. Laut Paragraf 27, Absatz 1 des Wohnungseigentumsgesetzes, ist die Verwaltung dazu verpflichtet, eine bestimmte, in der Wohneigentümerversammlung bereits beschlossene Maßnahme, durchzuführen. Allerdings sieht der Gesetzgeber hierfür keine genaue Frist vor. Aufgrund dessen ist in dem Schreiben unbedingt eine geeignete Frist anzugeben. Dies gilt ebenfalls für ausbleibende Jahresendabrechnungen. Hier verfügt jeder Eigentümer über einen Individualanspruch, wodurch keine Zustimmung der Eigentümerversammlung notwendig ist.

Reagiert der Verwalter nicht auf die Fristsetzung, kann eine formlose, schriftliche Abmahnung erfolgen. Hierzu ist jeder Eigentümer eigenständig berechtigt, wobei es mehr Eindruck hinterlässt, wenn sämtliche Eigentümer die Abmahnung unterschreiben.

Achtung: Handelt es sich um eine eilige Maßnahme, die von der Verwaltung nicht umgesetzt wird, ist von Alleingängen dringend abzuraten. Denn hier handelt der betreffende Eigentümer eigenständig und nicht als Stellvertreter der Wohneigentümergemeinschaft. Dementsprechend ist es möglich, dass die anfallenden Kosten vollständig selbst zu bezahlen sind.

Reagiert die Verwaltung weiterhin nicht, kann eine regelrechte oder außerordentliche Eigentümerversammlung anberaumt werden. Hier ist das weitere Vorgehen gemeinschaftlich zu klären. Ist das Vertragsverhältnis zwischen der Verwaltung und der Wohneigentümergemeinschaft nachhaltig gestört, ist eine Abberufung möglich.

Tipp: Um der Verwaltung zu kündigen, sind zwei verschiedene Dinge notwendig: So ist einerseits im Rahmen der Eigentümerversammlung durch einen Mehrheitsbeschluss dessen Abberufung festzulegen und andererseits die Kündigung des Verwaltervertrags zuzustimmen beziehungsweise durchzuführen. Anschließend übernimmt die Wohneigentümergemeinschaft entweder selbst die Hausverwaltung oder es wird eine neue, externe Verwaltung eingesetzt.