1) Mietvertrag: Umlage der Nebenkosten vereinbaren

Nach dem § 556 BGB können Mieter und Vermieter vereinbaren, dass der Mieter die Betriebskosten trägt. Wird eine solche Vereinbarung nicht getroffen, trägt der Vermieter die Betriebskosten. Ein kostspieliger Fehler, der aber immer wieder vorkommt.

Vermieter müssen im Mietvertrag die Umlage auf den Mieter vereinbaren und jede einzelne Betriebskostenposition nennen bzw. Bezug auf § 2 der Betriebskostenverordnung nehmen. Nur dann ist sichergestellt, dass nicht der Vermieter die Nebenkosten tragen muss.

2) Pünktlichkeit: Bitte die Fristen zur Abrechnung beachten

Der Vermieter hat für die Erstellung einer Nebenkostenabrechnung genau 12 Monate Zeit. Die sogenannte „Abrechnungsfrist“ beginnt mit dem Ende des Abrechnungszeitraums. Rechnet der Vermieter nach Kalenderjahr ab – also vom 01.01. bis zum 31.12. eines Jahres, dann muss die Abrechnung bis zum 31.12. des darauffolgenden Jahres beim Mieter sein.

Verpasst der Vermieter diese Frist, ist eine Nachforderung ausgeschlossen. Aber Achtung: Der Mieter hingegen verliert seinen Anspruch auf ein Guthaben erst nach mehreren Jahren (unter Umständen sogar gar nicht).

3) Zeitraum: Der Vermieter darf über maximal 12 Monate abrechnen

Der oben genannte Abrechnungszeitraum ist ebenso wichtig wie die Abrechnungsfrist. Der Vermieter darf nur über einen Zeitraum von 12 Monaten über die Nebenkosten bzw. über die Vorauszahlungen abrechnen. Versucht der Vermieter beispielsweise über 13, 14 oder einen noch längeren Zeitraum abzurechnen, ist die Nebenkostenabrechnung nicht ordnungsgemäß erstellt und eine mögliche Nachzahlung des Mieters wird nicht fällig.

4) Grundsteuer: Bitte nicht vergessen

Dieser Tipp ist besonders bei der Erstellung der Nebenkostenabrechnung für Eigentumswohnungen wichtig. Alle Kosten, die anfallen, werden von der Wohnungseigentümergemeinschaft bezahlt. Der Vermieter bekommt einmal im Jahr eine Hausgeldabrechnung und kann große Teile dieser Abrechnung an seinen Mieter weitergeben.

Eine Position taucht in der Hausgeldabrechnung (die der Vermieter als Grundlage für die Nebenkostenabrechnung nutzt) aber nicht auf. Die Grundsteuer. Die Grundsteuer bezahlt jeder Wohnungseigentümer selbst. Deshalb wird die Umlage der Grundsteuer gerne vergessen. Gewissenhafte Vermieter kennen die Besonderheit und legen die Grundsteuer auf den Mieter um.

5) Bitte nichts vergessen: über alle umlegbaren Kosten abrechnen

Dieser Tipp reiht sich an die „vergessene Grundsteuer“ an. Denn gerne wird nicht nur die Grundsteuer in der Nebenkostenabrechnung vergessen, sondern auch weitere Positionen. Die Ordnung beim Vermieter ist hier die halbe Abrechnung. Werden die Belege sorgfältig abgelegt und in der Abrechnung gewissenhaft dargestellt, kann im Normalfall auch kein Beleg (z. B. Treppenhausreinigung, Müllgebühren oder Gartenpflege) vergessen werden.

Man muss beachten: Jede Position, die nicht umgelegt wird, trägt der Vermieter aus eigener Tasche. Nach Ablauf, der im Punkt 2 genannten Abrechnungsfrist, ist auch keine Korrektur der Nebenkostenabrechnung mehr möglich.

6) Arbeitserleichterung: Sinnvolle Umlageschlüssel vereinbaren und beachten

Dem Vermieter stehen verschiedene Umlageschlüssel zur Verfügung. Diese werden im Mietvertrag verankert und nach diesen Verteilerschlüsseln muss die Nebenkostenabrechnung erstellt werden.

Nun gibt es einfache und eher schwierig zu handhabende Umlageschlüssel. Empfehlenswert ist die Umlage der Nebenkosten nach Quadratmeter Wohnfläche. Jeder Mieter zahlt anteilig nach der Größe seiner Wohnung. Der Schlüssel ist in aller Regel fair und für den Vermieter einfach zu handhaben. Als Negativ-Beispiel sei die Umlage nach der Personenanzahl zu nennen. Ein Verteilerschlüssel der viel Arbeit mit sich bringen kann.

Der Vermieter muss immer genau wissen, wie viele Mieter, in welchem Zeitraum in einer Wohnung gelebt haben. Den Überblick zu behalten, ist hier nicht ganz leicht, denn es ziehen neue Bewohner ein und aus, Kinder werden geboren oder der Freund einer Mieterin „wohnt“ quasi mit in einer Wohnung, ist aber nicht in der Wohnung gemeldet. Der Schlüssel bringt in der Praxis einfach zu viele Fallstricke mit.

7) Besser per Boten: Nebenkostenabrechnung nachweisbar zustellen

Alle Mühe bei der Erstellung der Nebenkostenabrechnung nutzt dem Vermieter nichts, wenn der Zugang der Abrechnung nicht bewiesen werden kann. Gerade bei Abrechnungen, die „kurz vor knapp“ zugestellt werden, ergeben sich regelmäßig Probleme.

Beispiel: Der Vermieter stellt die Abrechnung Ende Dezember zu und erinnert den Mieter Ende Januar, doch bitte die Nachzahlung zu leisten. Jetzt behauptet der Mieter, die Abrechnung nie erhalten zu haben. Der Vermieter steht in der Pflicht und muss den Zugang beweisen. Kann er das nicht, kann er seine Nachzahlung abschreiben, denn eine Korrektur ist im Januar (nach Ablauf des Abrechnungszeitraums) nicht mehr möglich.

Die sicherste Lösung ist die Zustellung über einen Boten. Der Bote sollte dann nicht nur den Einwurf in den Briefkasten des Mieters bestätigen, sondern auch den Inhalt des Briefes gesehen haben. Damit ist der Vermieter auf einer ziemlich sicheren Seite.

8) Grundanforderungen: Formvorschriften und Mindestinhalte beachten

• Anschrift und Bezeichnung der Wohnung / des Objektes
• Angabe des Abrechnungszeitraums, z. B. 01.01.2012 bis 31.12.2012 (Beim Mieterwechsel muss zusätzlich der Abrechnungszeitraum für den jeweiligen Mieter angegeben werden)
• Nennung der Gesamtkosten pro Kostenart
• Angabe des Verteilerschlüssels (pro Kostenart)
• Angabe der Kosten pro Betriebskostenart, die auf den Mieter fallen
• Angabe der Gesamtkosten des Mieters
• Angabe der vom Mieter geleisteten Vorauszahlungen
• Verrechnung der Vorauszahlungen mit den tatsächlichen Kosten = Ausweis einer Nachzahlung / eines Guthabens
• Erläuterungen zu den einzelnen Betriebskostenarten und Verteilerschlüsseln sind in der Regel für die Verständlichkeit der Nebenkostenabrechnung notwendig

Fazit

Die Liste der Tipps lässt sich mit Sicherheit noch um zahlreiche Punkte erweitern. Wir wollten hier die wichtigsten Punkte für die Erstellung der Nebenkostenabrechnung zusammenfassen. Denn nicht zuletzt sind es immer wieder die gleichen fehleranfälligen Stellen über die Vermieter stolpern.

Ein letzter und allgemeiner Tipp: Eigentümer, die Ihre Abrechnung nicht selbst erstellen wollen oder können, sollten sich im Zweifelsfall bei der Abrechnung der Nebenkosten unterstützen lassen.

Über den Autor: Dieser Gastartikel wurde vom Immobilienfachwirt Marcel Kurzke verfasst. Unter dem Namen „Promeda Hausverwaltung GmbH“ betreibt Marcel Kurzke in Berlin eine Hausverwaltung, die auf die Bereiche Miet- und WEG-Verwaltung spezialisiert ist. Im Firmen-Blog erscheinen regelmäßig Artikel zu verschiedenen Immobilien- und Mietrechtsthemen.